Biuro Usług Księgowych Małgorzata Tyska

Kontakt telefoniczny standardem w obsłudze podatnika

Zgodnie z nowo opracowanym przez Ministerstwo Finansów „Standardem dotyczącym wyjaśnień i wezwań” Urzędy Skarbowe w całym kraju będą stosować jednolite zasady postępowania podczas nawiązywania kontaktu z podatnikiem. Pierwszą formą kontaktu z podatnikiem ma być kontakt telefoniczny zarówno w sytuacji, gdy chodzi o wyjaśnienie danej sprawy z podatnikiem (np. ustalenie kwestii porządkowych dla prowadzonej kontroli, w tym określenie numeru telefonu, pod którym należy kontaktować się z kontrolowanym), jak i o wezwanie go do dokonania określonej czynności (np. złożenia deklaracji lub jej skorygowania, uzupełnienia braków formalnych wniosku), chyba że zgodnie z prawem zachodzi bezwzględna konieczność wysłania pisemnego wezwania.

Podstawa prawna, o którą oparto Standard: Ustawa z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja Podatkowa.

Art. 160. § 1. W sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga, wezwania można dokonać telegraficznie lub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności, z podaniem danych wymienionych w art. 159 § 1 i 1a.

§ 2. Wezwanie przekazane w sposób określony w § 1 powoduje skutki prawne tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie.

 

Wezwanie na gruncie Ordynacji podatkowej jest czynnością materialno – techniczną (procesową) organu podatkowego dokonywaną w ramach:

  • czynności sprawdzających,

  • kontroli podatkowej,

  • właściwego postępowania podatkowego lub administracyjnego, w tym egzekucyjnego.

 

Wybór formy wezwania Standard pozostawia wyłącznej decyzji pracownika prowadzącego daną sprawę zalecając jednak, aby w pierwszej kolejności podejmowane były działania z wykorzystaniem kontaktu telefonicznego. Rozmowa ma kończyć się udokumentowaniem jej w formie notatki służbowej/adnotacji lub pisma przy wykorzystaniu dostępnych w urzędach narzędzi informatycznych. Praktyka pokaże, na ile sporządzane zgodnie ze Standardem przez pracowników Urzędów Skarbowych notatki/adnotacje będą pełniły funkcję dowodową w rozumieniu art. 180 Ordynacji podatkowej.

 

Formę telefoniczną wezwań Standard zasadniczo przewiduje w sytuacjach gdy:

  • podatnik wskazał numer telefonu do kontaktu w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym albo w treści dokumentu objętego postępowaniem,

  • niezbędne jest szybkie złożenie wyjaśnień lub dostarczenie dokumentów.

 

Wezwania pisemne - zgodnie ze Standardem - kieruje się w sytuacji, gdy:

  • określone czynności wymagają udziału strony lub innych osób,

  • jest to niezbędne do wyjaśnienia okoliczności składających się na stan faktyczny sprawy,

  • konieczne jest ustalenie okoliczności faktycznych lub prawnych służących rozstrzygnięciu sprawy w różnych fazach postępowania dowodowego aż do jego za kończenia,

  • podatnik nie wskazał kontaktu telefonicznego lub nie reaguje na wcześniejsze telefony/nie wywiązuje się z uprzednio dokonanych uzgodnień.

 

Przykłady zalecanych przez Standard form kontaktu:

  • wezwanie do złożenia brakującej deklaracji lub korekty deklaracji – telefoniczne/pisemne,

  • wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wniosków, odwołań – telefonicznie/pisemnie,

  • wezwania kierowane przez komórkę rachunkowości podatkowej – w pierwszej kolejności telefoniczne, w dalszej – pisemne,

  • wezwanie kierowane przez komórkę obsługi bezpośredniej do okazania dokumentów (fotokopii dokumentów), których posiadanie przez podatnika wymaga przepis prawa – wyłącznie pisemnie,

  • wezwanie do złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub zeznania – wyłącznie pisemnie,

  • wezwanie do złożenia zeznania w postępowaniu podatkowym – wyłącznie pisemnie,

  • wszelkie wezwania kierowane przez komórkę kontroli podatkowej – wyłącznie pisemnie.